Secrétaire – Services juridiques
Nature de l’emploi
Le travail consiste à effectuer diverses tâches de secrétariat relatives au domaine juridique pour les services juridiques et greffe.
Compétences
- Détenir un diplôme d'études professionnelles, programme d'études et secteurs appropriés, complété d’une attestation de spécialisation professionnelle.
Expérience
- Posséder deux (2) années d'expérience dans un travail permettant de se familiariser avec la nature de l'emploi.
Principales responsabilités
- Reçoit le courrier, en prend connaissance, et l’achemine à qui de droit. Répond au téléphone, prend les messages, donne les renseignements pertinents concernant des dossiers et leur cheminement, accueille et renseigne les visiteurs.
- Effectue diverses tâches de secrétariat et d’écritures relatives au domaine juridique, tels le classement et la mise à jour de modifications de lois, de projets de lois, d’actes de procédure, de fiches, d’index, de titres et d’actes notariés, la recherche de volumes ou d’articles dans une bibliothèque de droit, l’obtention d’informations en consultant les archives de la Ville ou en communiquant avec un officier de justice, etc.
- Règle, afin d’alléger le travail de la ou des personne(s) auxquelles il est affecté un grand nombre de détails administratifs mineurs, telles la tenue de l’agenda, la préparation de lettres de nature courante (à l’intention de la partie adverse, d’une tierce personne, etc.), la rédaction de rapports et d’actes de procédure d’ordre courant, etc.
- Reçoit et traite, lors de procès et de comparutions, toutes les demandes de remises. Exerce un suivi sur le cheminement des documents et sur les échéances; effectue les rappels nécessaires auprès des personnes concernées.
Autres exigences
Connaissances :
- du français et de l’anglais, parlé et écrit;
- de la transcription des textes et des données;
- des pratiques et méthodes de secrétariat juridique ;
- des logiciels de traitement.
Habiletés ou aptitudes :
- à faire preuve de tact et de courtoisie;
- à effectuer des travaux d’écriture;
- à s’adapter à diverses situations;
- à tenir des échéanciers;
- à percevoir des détails et à relever des erreurs dans les textes;
- à communiquer aisément;
- à rédiger de la correspondance standard.