Préposé (e) aux comptes payables et au support administratif
Nature de l’emploi
Le travail consiste à effectuer diverses tâches à caractère technique et administratif relatives à la gestion globale des activités liées aux comptes fournisseurs de la Ville. Dans ce contexte, la personne titulaire est responsable de la saisie, de la vérification, du balancement et de l’exactitude des données. Elle effectue aussi diverses tâches comptables de nature cléricale destinées au système des comptes payables en participant et en collaborant à certaines conciliations bancaires rattachées à son emploi. Elle doit s’assurer du respect des échéanciers, du suivi et du contrôle administratif des dossiers relevant de sa responsabilité.
Également, elle doit fournir le support administratif et opérationnel au Service des finances en effectuant diverses tâches reliées au travail général de bureau.
Compétences
- Détenir un diplôme de fin d'études secondaires ainsi que 9 crédits au niveau collégial dans un domaine approprié.
Expérience
- Posséder deux (2) années d'expérience dans un travail permettant au titulaire de se familiariser avec le domaine de l'emploi.
Exemple DE TÂCHES
- Effectue l’entrée de données des factures et des déboursés ; s’assure du report des journaux d’achats, journaux des déboursés directs, des caisses déboursés et de l’émission des chèques
- Effectue également la vérification et le suivi des corrections relatifs aux journaux d’achats.
- S’assure que les paiements sont effectués dans les délais requis en tenant compte des modalités d’escompte octroyés par le fournisseur et émet, lorsque requis, les arrêts de paiements.
- Assure le respect des échéanciers, le suivi et le contrôle administratif des dossiers relevant de sa responsabilité et signale à son supérieur les anomalies constatées.
Connaissances:
- des méthodes et procédés de travail se rapportant aux comptes payables;
- bilingue (anglais et français) langues parlées et écrites;
- logiciels informatiques Windows (Word, Excel, courriel, etc…);
- des méthodes de classement, de la tenue des registres et du travail général de bureau;
- des principes de base du service à la clientèle et des rouages administratifs municipaux;
Habiletés et/ou aptitudes:
- sens du service à la clientèle poussé;
- résistance au stress et capacité à travailler sous pression;
- faire preuve de jugement, de tact et de courtoisie dans les communications internes et externes;
- à planifier et organiser ses activités en fonction d’échéanciers;
- sens du suivi et du contrôle et esprit analytique;
- avoir de l’autonomie et un bon sens de l’organisation;
- à gérer son temps et ses priorités ;
- à communiquer tant à l’oral qu’à l’écrit dans les deux langues (français et anglais)