Chef de division – Gestion de documents et archives

Catégorie:
Statut:
Numéro de concours: 209430 – 2015A
Groupe de traitement: 8 (64 120$ à 80 151$) – échelle 2014
Département:
Validité: 8 juin, 2015

Nature de l’emploi

Sous la responsabilité du directeur des services juridiques et greffier, la personne titulaire gère les activités liées au fonctionnement de la gestion des documents et des archives de la Ville.

Dans ce cadre, elle doit définir et appliquer les politiques de la Ville en matière d’acquisition, de classification, de description, de préservation et de diffusion des archives. Elle doit conseiller les directions des services en matière de gestion de documents et d’archives.

Compétences

  • Détenir un baccalauréat approprié à la fonction, soit gestion des archives.
  • Être membre en règle de l’association des archivistes du Québec.

Expérience

  • Avoir un minimum de trois (3) années d’expérience permettant au titulaire de se familiariser avec les responsabilités de la fonction, telles que: Activités liées au champ d’expertise de la gestion des documents et des archives; Avoir une expérience technique en matière d’implantation d’outils électroniques.

Principales responsabilités

  1. Participe avec son supérieur à la détermination des orientations, des objectifs et des priorités en matière de gestion des documents et des archives ainsi qu’à l’élaboration de l’exercice budgétaire du service;
  2. Est responsable de la gestion des documents actifs, semi-actifs et historiques ainsi qu’aux activités liées à leur fonctionnement, conformément aux règles et lois en vigueur qui s’y appliquent;
  3. Élabore le calendrier de délais de conservation de la Ville en identifiant les documents à conserver en permanence. Détermine sous forme de projet, les normes de description des archives et supervise la réalisation des instruments de recherche;
  4. Établit et tient à jour un plan de classification des documents et propose à son supérieur un modèle de métadonnées pour l’ensemble des documents de la Ville.

Autres exigences

Connaissances :

  • Des lois et des règlements touchant la gestion des documents et des archives;
  • Des deux langues (français, anglais) parlées et écrites.

Habiletés ou aptitudes :

  • À élaborer et rédiger des normes et procédures de travail ;
  • D’esprit analytique et de synthèse ;
  • À avoir un bon sens de jugement ;
  • À agir à titre d’expert conseil dans son champ d’activité ;
  • À rédiger des politiques et procédures ;
  • À coordonner divers dossiers ;
  • À travailler en équipe ;
  • À communiquer dans les deux langues (français, anglais).