Adjoint(e) au soutien administratif
Nature de l’emploi
Le travail consiste à fournir l’assistance technique de base en matière de soutien administratif relié à la gestion des ressources humaines. Dans ce contexte, le titulaire effectue diverses tâches administratives et cléricales nécessaire à la réalisation de divers dossiers liés au budget, à la formation, aux relations de travail, à la dotation, à la caisse de retraite et autre.
Compétences
- Détenir un diplôme de formation professionnelle (DEP) ou l’équivalent.
Expérience
- Posséder une (1) à deux (2) années d’expérience pertinente.
Principales responsabilités
- Compile les données reçues relativement au suivi budgétaire, effectue la saisie de l’information nécessaire dans le système, s’assure du balancement des comptes et informe son supérieur de toute anomalie ou écart constaté;
- Compile l’information reçue concernant les demandes de perfectionnement offerte par la Ville, exerce le suivi relatif à leur réalisation et complète le rapport approprié;
- Ouvre, monte et maintient à jour des dossiers, tient des échéanciers, registres, fichiers, organigrammes administratifs, etc. et dresse des tableaux et des listes selon la nature du sujet traité ainsi que tout autre rapport requis;
- Effectue le suivi administratif lors d’embauche d’employés tel que : ouverture de dossier, demande de vérification judiciaire, entrée de données dans les différents systèmes, émission de carte d’identité et préparation des lettres d’embauche.
Profil de l’emploi
Connaissances
- du travail général de bureau;
- du français et de l’anglais parlés et écrits;
- des divers logiciels informatiques et outils téléphoniques.
Habiletés et aptitudes
- à faire preuve d’initiative, de tact, de courtoisie et de jugement;
- à organiser son travail en fonction des échéanciers;
- à exécuter des travaux d’écriture;
- à rédiger des rapports et de la correspondance clairs et concis;
- sens très poussé du service à la clientèle;
- à percevoir des détails et à relever des erreurs dans les textes;
- à communiquer clairement et précisément;
- à guider et orienter le travail d’employés;
- à opérer de l’équipement usuel de bureau.