Préposé(e) aux services juridiques et greffe
Nature de l’emploi
Le travail consiste principalement à effectuer les tâches administratives et de support opérationnel reliés, entre autres, aux demandes d’accès à l’information et au traitement des dossiers de réclamation formulés à l’encontre de la Ville. Également, elle doit effectuer le traitement relié aux diverses questions touchant l’octroi et la gestion contractuelle relevant de la responsabilité du Service juridique et du greffe, au suivi budgétaire et au rôle d’évaluation et certificat de modification, etc. Aussi, elle doit fournir le support administratif nécessaire au service à la clientèle.
Compétences
- Détenir un diplôme d'études collégiales (DEC) en techniques administratives ou bureautique.
Expérience
- Posséder au moins six (6) mois d'expérience dans un travail permettant de se familiariser avec la nature de l'emploi.
Principales Responsabilités
- Procède, sur réception d’une réclamation, à l’ouverture d’un dossier selon les politiques établies et achemine un accusé de réception au réclamant;
- Prépare et transmet une demande d’informations au service pouvant être concerné par la réclamation, informe selon les règles établies, le cas échéant, l’assureur de la Ville de l’avis de réclamation reçu et en assure le suivi;
- Procède à l’ouverture des dossiers d’appel d’offres et effectue la saisie et la mise à jours des données conformément aux politiques en vigueur;
- Prépare et s’assure que les avis d’appels d’offres sont publiés, tant sous format papier qu’électronique, dans les délais légaux et en assure le suivi par la suite en effectuant toute entrée de données qui pourrait être requise.
Autres exigences
- Connaissances :
- du français et de l’anglais, parlé et écrit;
- du travail général de bureau;
- des divers logiciels informatiques ;
- des lois et règlements relatifs à l’emploi.
- Habiletés ou aptitudes :
- à faire preuve de tact, de courtoisie et de jugement;
- sens poussé du service à la clientèle;
- à communiquer clairement et précisément;
- à organiser son travail en fonction des échéanciers;
- à exécuter des travaux d’écriture;
- à rédiger des rapports et de la correspondance clairs et concis ;
- à percevoir des détails et à relever des erreurs dans les textes.