Préposé(e) aux services juridiques et greffe

Nature de l’emploi

Le travail consiste principalement à effectuer les tâches reliées, entre autres, aux demandes d’accès à l’information et au traitement des dossiers de réclamation formulés à l’encontre de la Ville. Également, la personne doit effectuer le traitement des dossiers reliés à l’octroi et la gestion contractuelle relevant de la responsabilité du Service juridique et du greffe et au suivi budgétaire. Aussi, elle doit fournir le support administratif nécessaire au service à la clientèle.

Compétences

• Détenir un diplôme d'études collégiales (DEC) en techniques administratives ou bureautique.

Expérience

• Posséder au moins six (6) mois d'expérience dans un travail permettant de se familiariser avec la nature de l'emploi ;
• L’expérience en matière de gestion des réclamations et/ou dans le traitement des demandes d’accès aux documents, au sein d’un organisme public sera considéré un atout important.

Principales responsabilités

1. Procède, sur réception d’une réclamation ou d’une demande d’accès aux documents, à l’ouverture d’un dossier selon les politiques établies et achemine un accusé de réception ;
2. Prépare et transmet une demande d’informations aux services pouvant être concernés par la demande d’accès aux documents ou par la réclamation ; informe selon les règles établies l’assureur de la Ville de l’avis de réclamation reçu et en assure le suivi ;
3. Rédige et achemine aux parties intéressées, la position de la ville quant à la réclamation formulée selon les directives reçues et prépare de concert avec l’avocat (e) responsable du dossier, les documents requis dans les cas où des dossiers sont portés devant les tribunaux ;
4. En conformité avec la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels, assure le suivi nécessaire des dossiers, rédige et achemine la décision rendue au requérant selon les directives reçues ;
5. Procède à l’ouverture des dossiers d’appel d’offres et effectue la saisie et la mise à jours des données conformément aux politiques en vigueur en collaboration avec la division de l’approvisionnement ;
6. Reçoit les soumissions et assiste à leur ouverture, prépare et finalise les procès-verbaux et fournit le soutien administratif et opérationnel demandé par la direction du service.

Connaissances

• du français et de l’anglais, parlé et écrit ;
• du travail général de bureau; des divers logiciels informatiques ;
• des lois et règlements relatifs à l’emploi.

Habiletés ou aptitudes

• à faire preuve de tact, de courtoisie et de jugement; à avoir un sens poussé du service à la clientèle ;
• à communiquer clairement et précisément; à rédiger des rapports et de la correspondance clairs et concis ;
• à organiser son travail en fonction des échéanciers ;
• à exécuter des travaux d’écriture; à percevoir des détails et à relever des erreurs dans les textes.

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