Préposé(e) aux services juridiques et greffe

Nature de l’emploi

Le travail consiste principalement à effectuer les tâches reliées, entre autres, aux demandes d’accès à l’information et au traitement des dossiers de réclamation formulés à l’encontre de la Ville. Également, la personne doit effectuer le traitement des dossiers reliés à l’octroi et la gestion contractuelle relevant de la responsabilité du Service juridique et du greffe et au suivi budgétaire. Aussi, elle doit fournir le support administratif nécessaire au service à la clientèle.

Compétences

• Détenir un diplôme d'études collégiales (DEC) en techniques administratives ou bureautique.

Expérience

• Posséder au moins six (6) mois d'expérience dans un travail permettant de se familiariser avec la nature de l'emploi;
• L’expérience en matière de gestion des réclamations et/ou dans le traitement des demandes d’accès aux documents, au sein d’un organisme public sera considéré un atout important.

Principales responsabilités

1. Communique par téléphone ou au comptoir avec le public, les services municipaux et autres organismes relativement à des informations reliées à ses champs d’activités;
2. Maintient et tient à jour, les registres, agendas et autre dossiers permettant d’effectuer un suivi administratif des dossiers propres à son domaine d’activité;
3. Traite les demandes de paiements reçues des différents fournisseurs du Service ou de la Ville et s’assure, lorsque des services ou des biens sont requis par le Service, que les bons de commande et les réquisitions appropriés soient traités conformément aux règles établies;
4. Procède, sur réception d’une demande d’accès à l’information ou d’une réclamation, à l’ouverture d’un dossier et de concert avec le responsable de l’application de la Loi, s’assure de préparer et d’acheminer un accusé de réception au requérant selon les politiques établies;
5. Effectue toute autre tâche connexe, cléricale ou non.

Connaissances

• du français et de l’anglais, parlé et écrit;
• du travail général de bureau; des divers logiciels informatiques;
• des lois et règlements relatifs à l’emploi.

Habiletés ou aptitudes

• à faire preuve de tact, de courtoisie et de jugement; à avoir un sens poussé du service à la clientèle;
• à communiquer clairement et précisément; à rédiger des rapports et de la correspondance clairs et concis;
• à organiser son travail en fonction des échéanciers;
• à exécuter des travaux d’écriture; à percevoir des détails et à relever des erreurs dans les textes.